POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la empresa COLPRINTER S.A.S., establece la Política General y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
NOMBRE DE LA EMPRESA: COLPRINTER S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT. No. 800.125.222-8 se constituye como una empresa colombiana, cuyo objeto social. Actividades de impresión y Comercio al por menor de libros, periódicos, materiales y artículos de papelería y escritorio, en establecimientos especializados
2. OBJETIVO
La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de COLPRINTER S.A.S.,permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsable y Titulares con relación al tratamiento de su información; Informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.
3. ALCANCE
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de COLPRINTER S.A.S.,como responsable del tratamiento de datos personales.
4. DEFINICIONES
5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES
En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:
. DERECHOS DE LOS TITULARES
7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal COLPRINTER S.A.S., recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. 7.1 Eventos en los cuales no es necesaria la autorización La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
8. DEBERES DE COLPRINTER S.A.S., COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES COLPRINTER S.A.S.,como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:
9. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
9.1 Tratamiento de datos personales de Empleados COLPRINTER S.A.S.,recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán reveladospor la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán:
COLPRINTER S.A.S., almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Recursos Humanos, con la finalidad de administrar la relación contractual entre COLPRINTER S.A.S., y el empleado. COLPRINTER S.A.S., trata datos sensibles de sus trabadores para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo. Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por COLPRINTER S.A.S., para los fines antes mencionados. Terminada la relación laboral, COLPRINTER S.A.S., procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
COLPRINTER S.A.S., recolecta los datos personales de sus Accionistas y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y que solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Accionistas de COLPRINTER S.A.S., serán: a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de Accionista; b) Enviar invitaciones a eventos programados por la empresa y en general contactar al Accionista; c) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad; d) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los Accionistas. e) Incluir las que considere que hagan falta En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona sea Accionista de la compañía, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información. Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
COLPRINTER S.A.S., recolecta los datos personales de sus Clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Clientes de COLPRINTER S.A.S., serán:a) Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual. b) Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa. c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado. d) Cumplir con el objeto del contrato celebrado, incluyendo actividades de envío de mercancía, cumplimiento y trámite de garantías, entre otros. e) Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes. f) Vinculación en general de cada cliente. g) Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del cliente con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
COLPRINTER S.A.S., recolecta los datos personales de sus Proveedores y contratistas los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y que en el caso de datos privados, solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores y contratistas de COLPRINTER S.A.S., serán: a. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual. b. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas. c. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores y contratistas, COLPRINTER S.A.S., sólo recaudará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores y contratistas por parte de COLPRINTER S.A.S., tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, unavez verificado este requisito, COLPRINTER S.A.S., devolverá tal información al Proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
COLPRINTER S.A.S., recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de COLPRINTER S.A.S., serán: a) Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas. b) Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados. c) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
COLPRINTER S.A.S., recolecta datos biométricos de sus trabajadores y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia COLPRINTER S.A.S., serán: a) Garantizar la seguridad en los ambientes laborales. b) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la compañía. c) Controlar el ingreso, permanencia y salida empleados y contratistas enlas instalaciones de la empresa. Para cumplir con el deber de información que le corresponde a COLPRINTER S.A.S., como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a treinta (30) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. 10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
La empresa actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de datos personales. En el evento que la empresa decida realizar la Transferencia Internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, COLPRINTER S.A.S., se asegurará que la acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos y atienda a los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. De otro lado, cuando COLPRINTER S.A.S., decida realizar Transmisión Internacional de datos, podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen en alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de Edad. Sin embargo, de forma particular la empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud y a la recreación. En todo caso, COLPRINTER S.A.S., recolectará cuando corresponda la respectiva autorización para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la compañía, ADMINISTRATIVA. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: habeadatacolprinter@colprinter.com o a través de comunicación escrita radicada en la CALLE 16 NO. 21 - 30 . 12.1 Consultas Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de COLPRINTER S.A.S., y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante. La consulta una vez recibida por la empresa, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. CONSULTA NECESITA PRORROGA SI NO RESPUESTA AATA COMUNICAR NUEVA FECHA12.2 Reclamos Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de COLPRINTER S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante COLPRINTER S.A.S., la cual será tramitada bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a COLPRINTER S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que COLPRINTER S.A.S., reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular. 2. Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga 'reclamo en trámite' y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. RECLAMO NECESITA PRORROGA SI NO RESPUESTA COMUNICAR NUEVA FECHACONTENIDO MÍNIMO DE LA SOLICITUD Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son: a. b. c. d. e. f. Estar dirigida a COLPRINTER S.A.S., Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación). Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo. El objeto de la petición. Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e- mail). Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos) En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior. 12.3 Requisito de procedibilidad El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa. 12.4 Petición de actualización y/o rectificación COLPRINTER S.A.S., rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición. 12.5 Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual. Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a COLPRINTER S.A.S., la supresión o eliminación de sus datos personales cuando: a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos. c) Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos. Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por COLPRINTER S.A.S., El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto COLPRINTER S.A.S., podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos: a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
COLPRINTER S.A.S., se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titularpodrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 12. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.
La presente Política rige a partir del 2 de Febrero de 2018.
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